LGPD em eventos: o que todo organizador precisa saber sobre dados de participantes

Inscrição, credencial, leitura de QR Code na entrada, contato registrado no estande, relatório para o patrocinador. Um evento lida com dados pessoais do começo ao fim, e por isso a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), a LGPD, faz parte da rotina de quem organiza feiras e congressos.

Este artigo é uma introdução prática aos pontos da lei que mais aparecem no dia a dia de um evento. Ele não substitui a orientação de um advogado ou de um profissional de proteção de dados, que deve avaliar o caso concreto do seu evento.

Que dados um evento trata

Antes de falar da lei, vale mapear o que o seu evento coleta. Em geral, aparecem:

• Dados de identificação e contato: nome, e-mail, telefone, empresa, cargo.
• Dados documentais: CPF ou outro documento, quando exigidos para a credencial.
• Dados de comportamento no evento: horário de entrada, acessos a áreas específicas, estandes visitados.
• Imagens: fotos e vídeos do evento, além de fotos usadas na credencial, quando houver.
• Dados sensíveis, em situações específicas: por exemplo, informações de saúde para atender pessoas com deficiência ou restrições alimentares.

A LGPD dá atenção especial aos dados sensíveis, que incluem, entre outros, dados de saúde e biométricos. Se o seu evento precisa deles, o cuidado deve ser redobrado.

Os princípios que orientam a coleta

A lei estabelece princípios que valem para qualquer tratamento de dados. Três deles têm impacto direto no desenho dos formulários de inscrição:

• Finalidade: os dados devem ser coletados para propósitos legítimos, específicos e informados ao participante.
• Adequação: o uso precisa ser compatível com a finalidade informada.
• Necessidade: colete apenas o que for necessário para essa finalidade.

Na prática, isso significa revisar cada campo do formulário e perguntar: para que eu preciso dessa informação? Se a resposta não for clara, talvez o campo não deva existir. Um formulário enxuto também tende a ter mais inscrições concluídas.

Base legal: por que você pode tratar esses dados

A LGPD exige que todo tratamento de dados tenha uma base legal. As mais comuns em eventos são:

• Execução de contrato ou procedimentos preliminares: quando os dados são necessários para entregar o que o participante contratou ou solicitou, como a inscrição e a credencial.
• Consentimento: quando o participante autoriza, de forma livre, informada e inequívoca, um uso específico, como receber comunicações de patrocinadores.
• Legítimo interesse: em alguns casos, para finalidades que o participante razoavelmente espera, sempre respeitando seus direitos e expectativas.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória, quando houver.

A escolha da base legal depende de cada finalidade, e não do evento como um todo. A inscrição pode estar amparada em uma base; o envio dos dados a um patrocinador, em outra. Essa análise é um bom ponto de partida para conversar com o seu jurídico.

Quem é quem: controlador e operador

A lei diferencia dois papéis:

• Controlador: quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados. Em geral, é o organizador do evento.
• Operador: quem trata os dados em nome do controlador, seguindo suas instruções. É o caso, por exemplo, de fornecedores de tecnologia contratados para o credenciamento.

Entender esses papéis ajuda a definir responsabilidades em contrato: o que cada parte pode fazer com os dados, por quanto tempo eles ficam guardados e o que acontece ao fim do serviço. Ao escolher fornecedores, vale perguntar como eles tratam os dados dos seus participantes e que medidas de segurança adotam.

Coleta de leads por expositores

A leitura do QR Code da credencial no estande é uma das ferramentas mais valiosas de uma feira, e também um ponto que merece atenção. Quando o visitante tem a credencial lida, dados dele passam a ser compartilhados com o expositor.

Algumas boas práticas:

• Informe no momento da inscrição que a credencial poderá ser lida pelos expositores e quais dados serão compartilhados nesse caso.
• Compartilhe apenas o necessário para o contato comercial, como nome, empresa, cargo e e-mail.
• Deixe claro que a leitura depende do visitante, que pode simplesmente não apresentar a credencial no estande.
• Oriente os expositores sobre o uso responsável dos contatos captados.

Transparência com o participante

A LGPD garante ao titular, entre outros, o direito de acessar seus dados, corrigir informações, saber com quem eles foram compartilhados e, em determinadas situações, pedir sua eliminação ou revogar o consentimento.

Para o organizador, isso se traduz em:

• Ter uma política de privacidade clara, acessível no formulário de inscrição.
• Indicar um canal de contato para solicitações sobre dados pessoais.
• Saber onde os dados estão e conseguir localizá-los quando um participante pedir.

Segurança e incidentes

O controlador deve adotar medidas de segurança para proteger os dados contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas. Em eventos, alguns riscos são bem concretos:

• Listas impressas de participantes esquecidas no balcão de credenciamento.
• Planilhas enviadas por e-mail para várias pessoas, sem controle de quem tem acesso.
• Computadores da recepção sem senha.
• Contas compartilhadas entre toda a equipe.

Reduzir o uso de planilhas soltas e listas impressas, controlar quem acessa cada informação e definir por quanto tempo os dados ficam guardados ajuda a diminuir esses riscos. Em caso de incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante aos titulares, a lei prevê a comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares afetados.

Um checklist para começar

• Mapear todos os dados que o evento coleta e para que cada um serve.
• Revisar os formulários e remover campos desnecessários.
• Definir a base legal de cada finalidade com o jurídico.
• Publicar a política de privacidade e um canal para solicitações.
• Informar como funciona a leitura de credenciais pelos expositores.
• Formalizar em contrato as responsabilidades dos fornecedores que tratam dados.
• Definir quem da equipe acessa os dados e por quanto tempo eles serão guardados.

Conclusão

A LGPD não impede que o evento colete dados, gere relatórios ou ofereça ferramentas de leads aos expositores. Ela pede que isso seja feito com finalidade clara, transparência e segurança. Para o organizador, tratar bem os dados dos participantes também é uma questão de reputação: o público confia mais em eventos que cuidam das suas informações.

Se você quer entender como os dados de participantes e expositores são tratados na plataforma da EvenPass, fale com nosso time.

Este conteúdo tem caráter informativo e não constitui orientação jurídica.